PENGAPLIKASIAN KOMUNIKASI DALAM SUATU BISNIS

PENGAPLIKASIAN KOMUNIKASI DALAM BISNIS PADA MASA PANDEMI COVID-19

Nama : Rigen Triastuti

Nim : 19010140

Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

STIE Manajemen Bisnis Indonesia

Pengertian Komunikasi

Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang di dalam dan di luar bisnis. Komunikasi bisnis yang efektif adalah cara karyawan dan manajemen berinteraksi untuk mencapai tujuan bisnis. Tujuannya adalah untuk meningkatkan praktik bisnis dan mengurangi kesalahan.

Komunikasi bisnis termasuk ke dalam kategori ilmu terapan. 

Semua aktivitas yang terorganisir dalam suatu perusahaan bergantung pada proses komunikasi bisnis. Ini dapat berupa apa saja mulai dari komunikasi manajerial hingga komunikasi dengan vendor bisnis Anda.

Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli

1. Gode

Komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari semula yang dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki dua orang atau lebih.

2. Brandlun

Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan-kebutuhan untuk mengurangi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau memperkuat ego.

3. Menurut Jenis & Kelly

Komunikasi merupakan suatu proses di mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang lainnya (khalayak).

4. Berelson & Stainer

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian, dan lain-lain. Melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka dan lain-lain.

Jenis-Jenis Komunikasi Bisnis

•  Komunikasi Internal ke Atas

Komunikasi bisnis internal ke atas adalah komunikasi yang berasal dari bawahan ke manajer atau individu dengan adanya hierarki perusahaan. Setiap pemimpin harus memungkinkan informasi mengalir ke atas agar memiliki pemahaman yang benar tentang operasi bisnis.

Komunikasi ke atas internal biasanya mencakup survei, umpan balik, formulir, dan laporan yang disampaikan karyawan kepada manajer atau pemimpin tim mereka. Misalnya, laporan pemasaran dapat menyertakan statistik seperti total pengunjung situs web, keterlibatan media sosial, atau total prospek yang dihasilkan. 

• Komunikasi Internal ke Bawah

Komunikasi internal ke bawah mengalir dari atasan ke satu atau lebih bawahan. Jenis komunikasi ini bisa dalam bentuk surat, memo atau arahan verbal.

Saat berkomunikasi dengan karyawan, pemimpin harus menjaga komunikasi tetap profesional dan jelas. Contoh dari jenis komunikasi ini dapat mencakup memo tentang prosedur operasi perusahaan baru seperti persyaratan keselamatan dan peraturan baru.

• Komunikasi Bisnis Internal Lateral

Komunikasi internal lateral terjadi di antara karyawan di tempat kerja. Saat ini, ada banyak cara karyawan dapat berkomunikasi: chatting, pesan, email.

Jenis komunikasi ini dapat berada di dalam atau di antara departemen dan itu terjadi lebih teratur daripada jenis komunikasi lainnya. Selain itu, seringnya komunikasi di antara karyawan memainkan peran penting untuk keterlibatan dan produktivitas karyawan. 

• Komunikasi Eksternal

Komunikasi bisnis eksternal adalah setiap komunikasi yang terjadi dengan pihak luar seperti pelanggan, prospek, vendor, atau mitra. Tidak seperti semua jenis komunikasi internal, komunikasi eksternal terjadi secara kurang teratur. 

10 Tujuan Kenapa Komunikasi Bisnis Penting untuk Keberhasilan Bisnis

1. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Ragan, komunikasi kepemimpinan adalah faktor komunikasi internal teratas yang harus dilakukan oleh bisnis. Tim perlu saling mendukung, melatih dan mengingatkan para pemimpin dalam bisnis untuk berkomunikasi. Hal ini akan sejalan dengan meningkatnya statistik keterlibatan karyawan.

2. Menghilangkan Komunikasi yang Tidak Diperlukan

Dalam sebuah bisnis, biasanya email digunakan untuk segala sesuatu mulai dari permintaan komunikasi, pemberian feedback karyawan, laporan pekerjaan, penugasan, komunikasi dengan pelanggan dan pemasok, undangan meeting, pembagian dokumen, pemberitahuan dari HRD tentang berbagai kegiatan bisnis dan pemberitahuan ulang tahun. 

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Radicati Group, rata-rata perusahaan menghabiskan 25 persen dari hari kerja untuk berkomunikasi melalui email. Baik dengan pelanggan atau dengan karyawan. Padahal, hanya sebagian kecil dari email yang masuk ke kotak masuk yang langsung orang buka. Orang menyaring email-email penting berdasarkan pengirim atau subjek. Selain itu, banyak email yang orang terima sama sekali tidak relevan bagi orang tersebut. 

Komunikasi bisnis membuat strategi bisnis agar menghilangkan masalah komunikasi-komunikasi yang tidak begitu penting seperti kelebihan email.

3. Menghilangkan Silo komunikasi

Terlalu banyak konten yang tidak relevan sering menghasilkan silo informasi . Silo komunikasi adalah suatu keadaan ketika sebuah tim atau departemen berbagi tugas umum tapi berdasarkan pada kekuasaan dan status dari kelompok mereka. Mereka cenderung enggan berbagi sumber daya dan ide dari departemen atau bagian lain. 

Mereka menyelesaikan permasalahan dengan solusi yang mereka kembangkan sendiri. Padahal, berbagai masalah yang mereka hadapi seringkali saling berkaitan dengan kinerja dan masalah di departemen lain.Komunikasi bisnis internal yang tepat dan penggunaan alat komunikasi yang tepat sangat penting untuk menghilangkan tantangan ini. 

4. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

4 dari 5 karyawan percaya bahwa komunikasi bisnis internal yang efektif membantu kinerja pekerjaan mereka .Dengan informasi yang berlebihan, karyawan sering menghabiskan terlalu banyak informasi dengan mencari konten yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. 

Selain itu, rata-rata karyawan menghabiskan 2,5 jam setiap hari untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Setiap bulan, ini mengakibatkan banyak jam kerja yang hilang begitu saja untuk menemukan sesuatu yang seharusnya ada di ujung jari karyawan. 

5. Meningkatkan Komunikasi antar Departemen

Tanpa strategi komunikasi yang tepat, sangat sulit untuk menjaga komunikasi antar departemen yang efektif dalam perusahaan. Agar karyawan menjadi lebih produktif, mereka harus dapat berkomunikasi dan berkolaborasi dengan mudah.Misalnya, research departmentAnda harus berada di halaman yang sama dengan marketing team Anda, dan business office Anda harus sejalan dengan IT department.

6. Meningkatkan Komunikasi dengan Karyawan Work From Home

Beberapa solusi mengatasi pandemi salah satunya adalah work for home. Mungkin saja ini adalah cara kerja yang akan berkelanjutan walaupun pandemi telah berakhir. Global Mobile Workforce Forecast Update memperkirakan lebih dari 40% dari penduduk di dunia yang harus bekerja pada tahun 2022. Apalagi di negara maju seperti AS, angkanya bisa segera mencapai 75% . Kemungkinan pekerja work from home akan lebih besar dibanding sebelumnya.

Ini berarti jenis komunikasi, kepemimpinan, dan pendekatan manajemen baru diperlukan. Koordinasi antar perbedaan zona waktu, Berkoordinasi lintas zona waktu, silo informasi, dan mengatasi kendala bahasa dan budaya hanyalah beberapa tantangan komunikasi yang dihadapi tim terpencil. Selain itu, jarak sering mempersulit anggota tim untuk merasa seperti tim.

Komunikasi bisnis internal yang lebih baik dapat memiliki dampak positif yang signifikan pada bagaimana tim work from home untuk berkolaborasi dan merasa menjadi bagian dari bisnis. 

7. Mengurangi Turnover Karyawan

Perusahaan dengan karyawan yang lebih terlibat dan puas menikmati tingkat turnover yang jauh lebih rendah. Untuk menarik dan menjaga generasi milenial dan generasi muda di tempat kerja, pengusaha harus memastikan agar karyawannya mendapat informasi tentang apa yang relevan dengan pekerjaan mereka. 

Di sisi lain, terlalu banyak informasi yang tidak relevan sering menyebabkan stres, pelepasan, frustasi dan, dengan itu, retensi karyawan lebih rendah. 

8. Meningkatkan Upaya Berbagi Pengetahuan

Salah satu tujuan utama yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan berinvestasi dalam komunikasi internal adalah untuk meningkatkan praktik terbaik berbagi pengetahuan. Di dunia di mana karyawan terus tumbuh dan mempelajari hal-hal baru, pebisnis perlu mengaktifkan berbagi pengetahuan yang mudah di dalam bisnis mereka. 

Tanpa strategi komunikasi internal yang diatur dengan baik, berbagi pengetahuan dan pengetahuan bisnis akan terganggu. 

9. Meningkatkan Kepuasan dan Retensi Pelanggan

Komunikasi bisnis yang lebih baik juga berarti kepuasan pelanggan yang lebih baik . Jika ada komunikasi yang buruk dalam suatu bisnis, dua hal terjadi ketika datang ke layanan pelanggan dan kepuasan. 

Pertama, karyawan dalam peran yang menghadapi pelanggan tidak akan memiliki informasi yang mereka butuhkan. Kedua, pelanggan akan merasakan rendahnya semangat kerja karyawan dan memiliki pengalaman negatif terhadap bisnis Anda.

Bahkan, satu penelitian menemukan bahwa sikap karyawan memiliki dampak signifikan terhadap kepuasan pelanggan, yang kemudian menghasilkan peningkatan pendapatan.

 10. Membangun Budaya Bisnis yang Lebih Baik

Akhirnya, strategi komunikasi bisnis yang tepat sangat penting untuk membangun budaya dan lingkungan tempat kerja yang lebih baik. Perusahaan yang berkomunikasi secara transparan dan terbuka memiliki atmosfer kerja yang lebih sehat, motivasi dan kepuasan karyawan. 

Di sisi lain, organisasi yang mengabaikan komunikasi bisnis sebagai sarana untuk meningkatkan budaya tempat kerja, menderita karena keterlibatan rendah, tingkat turnover tinggi dan rendahnya tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan. 

Lalu bagaimana para pengusaha menjaga komunikasi bisnis dengan konsumen?

Berikut salah satu studi kasus yang saya berikan dalam Menjaga Komunikasi Bisnis Dengan Konsumen Saat Pandemi Covid-19 ini.

Selama beberapa minggu awal awal masa pandemi, masyarakat Indonesia dibuat panik terhadap wabah virus corona. Rak-rak di toko mulai kehabisan beberapa barang seperti hand sanitizer hingga masker. Sekolah dan kampus mulai menerapkan pembelajaran jarak jauh, kantor dipaksa untuk menerapkan work from home (wfh) dan warung kecil mulai kebingungan mencari penghasilan. Setelah lebih dari setahun para pengusaha mulai beradaptasi dan mulai mencari cara agar usahanya tetap berjalan di masa pandemi ini.

Menurut pusat penelitian New Independent Fundamentalist Baptist(NFIB), hampir seperempat pemilik usaha kecil mengatakan bahwa wabah virus corona berdampak negatif pada penjualan. Penjualan menjadi lebih lambat sebesar 42%, distribusi makanan terganggu sebesar 39% dan karyawan yang mulai sakit mencapai 4% dari jumlah keseluruhan.

Namun di dunia yang sudah digital seperti saat ini, ada banyak cara untuk tetap menjaga komunikasi dengan konsumen di tengah wabah virus corona dan menjaga bisnis UKM  agar bisa melewatinya. Konsumen Anda memang melakukan self-quarantine, tapi itu bukan berarti Anda tidak menjaga komunikasi dengan mereka dan Anda harus tetap berikan pelayanan yang terbaik.

Berikut beberapa strategi cerdas untuk bisnis UKM untuk mempertahankan konsumen dalam lingkaran bisnis melalui pendekatan pendekatan komunikasi bisnis.

 1. Berikan Informasi Apa yang Anda Lakukan untuk Mencegah Penyebaran Virus 

Anda dapat mengirimkan email kepada konsumen dan pasang plang atau tanda di toko untuk meyakinkan mereka bahwa Anda telah melakukan segala hal yang Anda dapat lakukan untuk melindungi kesehatan konsumen ketika mereka mengunjungi toko Anda. Bagikan panduan kebersihan, desinfektan dan cara kebersihan yang Anda lakukan. Beritahu mereka bahwa Anda menerapkan karantina Anda sendiri baik itu untuk wilayah toko maupun aturan terhadap karyawan. Anda juga memperhatikan karyawan Anda yang kelihatannya memiliki gejala atau memang mengeluhkan gejala. Anda juga harus memberitahu konsumen Anda ketika menutup toko lebih cepat karena melakukan pembersihan.

2. Tingkatkan Kehadiran Bisnis Anda di Media Sosial

Konsumen Anda sudah menggunakan media sosial, tetapi nyatanya media sosial sangat rentan terhadap segala informasi tentang virus baik itu informasi sesuai fakta atau hanya hoax belaka. Coba lah untuk memposting tentang fakta virus corona atau lebih baik lagi jika mencoba unggah konten yang ringan serta positif untuk mengalihkan orang dari kepanikan. Ini akan sangat meningkatkan frekuensi posting Anda bagi konsumen dan memastikan Anda muncul di feed berita konsumen.

3. Tawarkan Penawaran Online

Jika bisnis UKM Anda sudah menggunakan e-commerce, ingatkan konsumen bahwa mereka masih dapat berbelanja barang-barang favorit mereka di situs web Anda. Bahkan mungkin, Anda dapat menawarkan kupon atau diskon untuk mendorong belanja online konsumen meskipun mereka berada di rumah.

Jika Anda menjalankan bisnis seperti restoran dan salon, Anda dapat mempertimbangkan voucher hadiah. Dorong konsumen Anda untuk membeli voucher saat ini, sehingga mereka dapat menggunakannya ketika virus corona mulai mereda. Ini tentu saja dapat mempertahankan penjualan Anda, sambil memberi konsumen sesuatu yang menyenangkan dan menarik untuk dinanti.

4. Sediakan Produk Sanitasi dan Pastikan Orang Tahu di Mana Harus Mencuci Tangan

Bagi konsumen yang datang ke toko Anda, penting halnya untuk menerapkan praktik kebersihan yang baik dengan meminta konsumen untuk mengikuti arahan dan rekomendasi untuk pencegahan penyebaran virus corona.

Jika toko Anda memiliki kamar kecil untuk konsumen, pasang tanda-tanda ekstra yang mengarahkan mereka untuk mencuci tangan dengan benar dan tempelkan panduan lainnya di kamar kecil toko Anda. Anda juga harus selalu mengecek ketersediaan tisu dan toilet seat spray di kamar kecil. Serta ketersediaan sabun untuk mencuci tangan. Anda juga dapat menaruh hand sanitizer di pintu masuk toko Anda.

5. Fokus Melayani Konsumen Anda Melalui Aplikasi Digital

Anda dapat menggunakan aplikasi akutansi dan keuangan untuk memudahkan pelayanan konsumen Anda. Dengan menggunakan aplikasi, Anda dapat mengirim faktur tanpa bertemu fisik, melakukan transaksi via online, melihat stok barang dengan cepat dan tepat sehingga konsumen bisa langsung mendapatkan info terbaru terkait dengan persediaan barang toko Anda. Hal-hal seperti ini mungkin terlihat dapat dilakukan secara manual, tapi nyatanya dengan cara digital pelayanan Anda dapat ditingkatkan menjadi lebih baik bahkan lebih cepat. 

Dengan adanya pandemi ini sebagai pelaku bisnis UKM, baik toko, restoran atau apapun tidak lagi perlu khawatir dalam menjaga komunikasi Anda dengan konsumen di tengah wabah virus corona. Terlebih sekarang sudah banyak teknologi yang dapat memudahkan para konsumen dan pengusaha dalam menjalankan bisnisnya.

Adapun saran yang dapat saya sampaikan sebaik baiknya komunikasi dengan konsumen adalah memberikan pelayanan terbaik sehingga memberikan kesan baik kepada konsumen dan bisa menjadi nilai tambah usaha tersebut.

Berikut foto saya bersama rekan kerja saya yang dimana saat kami bekerja mengaplikasikan komunikasi bisnis agar tidak terjadi missed komunikasi dalam menjalankan pekerjaan kami. Dan termasuk salah satu fungsi persuasif dalam komunikasi bisnis.